REKISTERISELOSTE Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste Laadittu 10.4.2006 Korvaa 17.2.2004 päivätyn aiemman Animeunionin keskustelualueiden rekisteriselosteen 31.7.2006 alkaen REVISIO A - muutettu 16.7.2006: Johtuen keskustelualueiden nimen muutoksesta, vaihdettu "Animeunionin keskustelualueet" -> "Aniki-keskusteluelueet". REVISIO B - muutettu 24.9.2006: Lisätty Esa Leppänen rekisterin ylläpitäjiin REVISIO C - muutettu 9.1.2008: Vaihdettu sähköpostiosoitetta sekä muutettu rekisterin 2 nimi "Animeunionin profiilijärjestelmä" --> "Oma.aniki.fi profiilijärjestelmä" REVISIO D - muutettu 1.7.2008: Lisätty Pekka Wallendahl rekisterin ylläpitäjiin REKISTERIN PITÄJÄ JA REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ Säätöyhteisö B2 ry (rek. nro. 188.819) Kyuu Eturautti Multisillankatu 5 C 35 33850 TAMPERE Puhelin (050) 5950 047 Sähköposti yllapito ät aniki piste fi REKISTERIEN NIMET 1. Aniki-keskustelualueiden käyttäjärekisteri 2. Oma.aniki.fi profiilijärjestelmän käyttäjärekisteri REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS 1. Käytön tarkoituksena on tunnistaa käyttäjät keskustelua varten Aniki-keskustelualueilla. Rekisterin tietoja voidaan käyttää myös tunnistukseen Animeunionin jäsenyhdistysten tai yhteistyötahojen toiminnassa jäsentietokantojen hallintaan, tapahtumien ilmoittautumislomakkeisiin ja muuhun vastaavaan toimintaan. 2. Profiilijärjestelmä laajentaa kohdan 1 käyttäjärekisteriä sisältämään muita käyttäjän tietoja, mikäli käyttäjä haluaa niitä käyttää. Profiilijärjestelmän rekisterin käyttö ei ole tarpeellista keskustelualueiden tai tiettyjen yksinkertaisten lisäpalvelujen käyttöön. Profiilijärjestelmän lisätiedot voivat olla tarpeellisia muiden sovellusten käyttöön, yhdistysten jäsenrekisterien pitämiseen sekä eri kilpailu- ja muihin tapahtumiin osallistumiseen. Profiilijärjestelmän rekisterin ideana on tarjota yksi keskitetty tallennuspaikka monissa paikoissa tarvittaville henkilötiedoille. Käyttäjä hyväksyy tietojen luovuttamisen valittua sovellusta, jäsenrekisteriä, kilpailua tai muuta käyttöä varten tapauskohtaisesti. Rekisterien tietoja voidaan myös käyttää tutkimukseen. Rekisterejä käyttävien henkilöiden tiedoista voidaan julkaista tilastoja sillä edellytyksellä, että yksittäisten henkilöiden tietoturva ei niiden myötä vaarannu (Henkilötietolaki 14 §, 15 §). REKISTERIN SISÄLTÄMÄT TIEDOT HENKILÖISTÄ 1. Pakollisina tietoina käyttäjätunnus, sähköpostiosoite, salasana. Vapaaehtoisena tietona lisäksi paikkakunta, muita yhteydenotto-osoitteita elektronisia viestintävälineitä varten(ICQ, AIM, YIM, MSM), kotisivu, ammatti sekä vapaamuotoisia tietoja. 2. Kaikki tiedot ovat vapaaehtoisia, autentikointiin käytetään kohdan 1 pakollisia tietoja. Tietoja ovat nimi, nimimerkki, katu- ja postiosoite, puhelinnumero, syntymäaika, sukupuoli. Vapaaehtoisina tietoina tapahtuma-, yhdistys- ja sovelluskohtaisia lisätietoja, joiden käytöstä kerrotaan tarkemmin tapauskohtaisisissa liitteissä rekisteriselosteeseen. Uusien käyttötarpeiden tai käyttäjien toiveiden myötä uusia vapaaehtoisesti käytettäviä tietoja voidaan lisätä profiilijärjestelmään. Lisäyksestä ilmoitetaan sovelluksen sivuilla ja käyttäjä voi sen jälkeen päättää, haluaako hän ottaa uusia tietoja käyttöön. 2a. Profiilijärjestelmässä voidaan yllä mainitun päärekisterin lisäksi käyttää alirekisterejä, jotka sisältävät yksityiskohtaisempaa tietoa esimerkiksi tiettyä harrastusaluetta tai yhdistystoimintaa koskien. Ottaessaan käyttöön toimintoja alirekistereissä, käyttäjä saa nähdäkseen rekisteriselosteen liitteen, jossa alirekisterin käyttötarkoitus ja käytettävät tiedot määritellään. REKISTERIN TIETOLÄHTEET Tietolähteenä on henkilön rekisteröitymishetkellä ilmoittamat tiedot sekä hänen myöhemmin näihin tietoihin tekemät muutokset. Lisäksi ylläpitäjä voi käyttäjän pyynnöstä muokata näitä tietoja käyttäjän suostumuksella, mikäli käyttäjä on estynyt näin tekemästä esimerkiksi teknisistä syistä. TIETOJEN LUOVUTUS Säätöyhteisö B2 ry ei luovuta henkilötietoja ulkopuolisille. Säätöyhteisö B2 ry voi luovuttaa henkilötietoja viranomaisille, joilla on virkatehtävässään lakiin perustuva oikeus tietojen saamiseen. Käyttäjätietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Säätöyhteisö B2 ry voi luovuttaa muille palvelun käyttäjille tai julkisesti julkaista niitä käyttäjän tietoja, joiden luovuttamiseen käyttäjä on antanut suostumuksensa omien asetusten välityksellä. Käytettäessä rekisteritietoja Animeunionin jäsenyhdistysten tai yhteistyötahojen toiminnassa pelkkänä autentikointilähteenä, kyseiselle taholle ei luovuteta käyttöön rekisteriä kokonaisuudessaan tai osittain, rekisterin tietoja käytetään ainoastaan autentikointivälineenä, luovuttamatta autentikointitietoja ko. yhteistyötaholle. Profiilijärjestelmän kautta käyttäjä voi luovuttaa tietojensa käyttöoikeuden esimerkiksi yhdistyksen jäsenrekisterin, kilpailutapahtuman tai muun sovelluksen käyttöön. Käyttäjä myöntää käyttöoikeuden tapauskohtaisesti ja saa tällöin nähdäkseen rekisteriselosteen liitteen, jossa käyttötarkoitus ja käytettävät tiedot määritellään. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET A. Manuaalinen aineisto Mikäli rekisteristä otetaan tulosteita, niitä säilytetään lukituissa tiloissa, joihin ei ole pääsyä ulkopuolisilla. B. ATK:lle tallennetut tiedot Säätöyhteisö B2 ry:n tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee on suojattu teknisillä toimenpiteillä kuten kryptaus huomioiden toimenpiteiden aiheuttamat kustannukset. Lisäksi palveluntarjoajan tietoverkko on suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä. LISÄTIETO A - REKISTERIN YLLÄPITÄJÄT Rekisterin ylläpitotehtäviin oikeutetut henkilöt, joilla on ylläpitotehtävien suorittamista varten käyttöoikeus rekisteriin. Kyuu Eturautti, Tampere Taru Karttunen, Espoo Mikko Lammi, Tampere Tero Nybacka, Tampere Esa Leppänen, Tampere Pekka Wallendahl, Tampere