REKISTERISELOSTEEN LIITE Liite Aniki-keskustelualueiden ja Animeunionin profiilijärjestelmän rekisteriselosteeseen Laadittu 28.12.2008 LIITTEEN TARKOITUS Liite täydentää rekisteriselostetta sen osalta, miten henkilötietoja käsitellään tietyn yhdistyksen toiminnassa, tietyn sovelluksen käytössä tai tietyn tapahtuman järjestelyissä. Tämä liite käsittelee tapahtumakokonaisuutta Cosplay Finland Tour 2009 (myöhemmin kiertue). Tapahtumakokonaisuuden lisäksi yksittäisten tapahtumien osalta voidaan käyttää vastaavia liitteitä. TAPAHTUMAKOKONAISUUDEN JÄRJESTÄJÄT Cosplay Finland Tour (rekisteröimätön yhdistys) Säätöyhteisö B2 ry (tekninen toteuttaja) POIKKEUKSET REKISTERIN KÄYTTÖOIKEUKSIIN Yleisessä rekisteriselosteessa mainittujen ylläpitäjien lisäksi henkilöillä, jotka on kirjattu kiertueen yhteystiedot-sivuille, on pääsy rekisterin tietoihin. Mahdollisten palkintojen perille toimittamista varten voidaan voittajien osoitetiedot luovuttaa kolmannelle osapuolelle, kuten kiertueen tai yksittäisen tapahtuman edustajalle tai yhteistyökumppanille. Osoitetietoja käytetään tällöin vain palkinnon toimittamiseen perille. Tiedotteet tapahtuman tai tapahtumakokonaisuuden edistymisestä lähetetään järjestäjien toimesta niin, että osoitetietoja käsittelee vain ennestään rekisterin käyttöoikeuden omaava taho (ks. varsinainen rekisteriseloste ja tapahtumakohtaiset liitteet). Sähköpostit lähetetään postituslistaohjelman avulla niin, että vastaanottajat eivät näe toistensa sähköpostiosoitteita. Kiertuetta koskevan tiedotteen oheen voidaan liittää tapahtuman tai tapahtumakokonaisuuden sponsorien välittämiä kaupallisia tiedotteita, mutta yhteystietoja ei luovuteta sponsoritahoille. Kaupalliset tiedotteet julkaistaan vain osana muuta tiedotetta, ei yksinään. Tiedotteiden määrä pyritään pitämään mahdollisimman pienenä. Käyttöoikeus osallistujan tietoihin voidaan myöntää yksittäisen tapahtuman nimeämälle vastuuhenkilölle ilmoitusten tarkastamista ja/tai tilastointia varten. Tällaisista henkilöistä ilmoitetaan tapahtumakohtaisessa liitteessä. OSALLISTUMISTEN ENNAKKOTARKASTUS Tapahtuman tai tapahtumakokonaisuuden edustaja tarkastaa ja hyväksyy tai hylkää osallistumiset niiden saavuttua. Hyväksymisestä tai hylkäämisestä ilmoitetaan sähköpostitse ja hylkäämisen yhteydessä ilmoitetaan peruste. Järjestäjät eivät vastaa tietoliikenneongelmien aiheuttamista virheistä sähköpostin kulussa. Tämän vuoksi osallistujaa suositellaan tarkastamaan ilmoittautumisensa tila ilmoittautumisjärjestelmän www-sivujen kautta, jossa ilmoittautumisen senhetkinen tila on aina nähtävillä. JÄRJESTÄJIEN RAJOITETTU MUOKKAUSOIKEUS Tapahtuman tai tapahtumakokonaisuuden järjestäjällä on oikeus muokata osallistujan tietoja kirjoitus- tai muotoiluvirheen osalta. Esimerkki tällaisesta voi olla kilpailussa esitetyn hahmon nimi tai sen lähde. Mikäli muutos on pienimuotoinen eikä vaikuta osallistujan asemaan, siitä ei tarvitse erikseen ilmoittaa osallistujalle. Muita tietoja muokataan vain asianomaisen pyynnöstä. OIKEUS OSALLISTUMISEN PERUMISEEN Kilpailuun osallistuva henkilö voi perua osallistumisensa hallintasivujen kautta kisan viimeiseen ilmoittautumispäivään asti. Perumisen jälkeen kaikki osallistujan tiedot poistetaan kyseisestä kilpailusta. Viimeisen ilmoittautumispäivän jälkeen arvotaan osallistumisnumerot ja ilmoittautuminen kilpailuun muuttuu sitovaksi. Mikäli ilmoittautuminen on tämän jälkeen peruttava esimerkiksi äkillisestä esteestä johtuen, tulee osallistujan ottaa yhteyttä kilpailun edustajaan. Ilmoittautumisen sulkeuduttua tehtävä peruminen ei johda osallistujan tietojen täydelliseen poistoon kannasta, sillä kilpailunumeroja ei voi enää muuttaa. Tapahtuman tai tapahtumakokonaisuuden järjestäjä voi perua yksittäisen henkilön osallistumisen tietyissä tilanteissa, kuten - Puuttuvat tai virheelliset yhteystiedot - Kilpailukohtaisten sääntöjen vastainen toiminta - Suomen lain vastainen toiminta - Muu vahva syy, joka perustellaan aina tapauskohtaisesti Ensisijaisesti ongelmat pyritään ratkaisemaan dialogilla osallistujan kanssa niin, että peruuntumisilta vältytään. JULKISESTI JULKAISTAVAT TIEDOT Oheiset tiedot voidaan julkistaa kisatapahtumissa, yleisöäänestyksissä sekä em. tapahtumien jälkeen Internetissä ja/tai muun median välityksellä. - Nimi tai nimimerkki, perustuen valintaan jonka osallistuja tekee ilmoittautumisvaiheessa - Kilpailussa esitetty hahmo ja esitettävän hahmon lähde - Kilpailussa käytetty osallistumisnumero - Osallistujan kuva - Osallistujan sijoitus kilpailussa (sijoitus ja/tai mahdolliset erityismaininnat) - Mahdolliset ryhmäkosan julkiset lisätiedot, kuten ryhmän tai esityksen nimi - Mahdolliset kisakohtaiset julkiset lisätiedot, kuten kilpailun kategoria tai kilpailijan ensikertalaisuus - Mahdolliset osallistujan ilmoittamat lisätiedot sekä ylläpitäjien tai järjestäjien lisätiedot Tiedot ovat vapaasti edelleen julkaistavia, poikkeuksena kuva, jonka edelleen julkaisuun tulee hankkia lupa kuvaajalta. Poikkeuksen tähän tekevät tapahtuman tai tapahtumakokonaisuuden sponsorit, joilla on ennakkoon määritelty lupa kuvien edelleen julkaisuun. Vapaaehtoisesti ilmoitettavan syntymäaikatiedon pohjalta voidaan laskea ja julkaista yksittäisen tapahtuman tai tapahtumakokonaisuuden osallistujien iän keskiarvo. Yksittäisen osallistujan ikää ei julkaista. MUUT TIEDOT Järjestäjät voivat lisätä tietokenttiä käyttöön myös jälkikäteen. Tällöin kyse on jostain seuraavista tapauksista tai niiden yhdistelmästä. - automaattisesti generoitava tilastotieto tai järjestysnumero - tapahtuman järjestäjän tai yhteistyötahon lisäys tai kommentti. Mikäli tätä tietoa käytetään julkisesti, se ilmoitetaan selkeästi erillisenä tietona, sen sisältö on asiallinen ja noudattaa hyvää makua. Kyseeseen voi tulla esimerkiksi tuomarien kommentit osana tulostietoja - vapaaehtoinen tieto, jonka käyttäjä voi syöttää niin halutessaan