REKISTERISELOSTEEN LIITE

Liite Aniki-keskustelualueiden ja Animeunionin profiilijärjestelmän
rekisteriselosteeseen
Laadittu 28.12.2008

LIITTEEN TARKOITUS
Liite täydentää rekisteriselostetta sen osalta, miten henkilötietoja käsitellään
tietyn yhdistyksen toiminnassa, tietyn sovelluksen käytössä tai tietyn
tapahtuman järjestelyissä.

Tämä liite käsittelee tapahtumakokonaisuutta Cosplay Finland Tour 2009
(myöhemmin kiertue). Tapahtumakokonaisuuden lisäksi yksittäisten tapahtumien
osalta voidaan käyttää vastaavia liitteitä.


TAPAHTUMAKOKONAISUUDEN JÄRJESTÄJÄT
Cosplay Finland Tour (rekisteröimätön yhdistys)
Säätöyhteisö B2 ry (tekninen toteuttaja)

POIKKEUKSET REKISTERIN KÄYTTÖOIKEUKSIIN
Yleisessä rekisteriselosteessa mainittujen ylläpitäjien lisäksi henkilöillä,
jotka on kirjattu kiertueen yhteystiedot-sivuille, on pääsy rekisterin
tietoihin.

Mahdollisten palkintojen perille toimittamista varten voidaan voittajien
osoitetiedot luovuttaa kolmannelle osapuolelle, kuten kiertueen tai yksittäisen
tapahtuman edustajalle tai yhteistyökumppanille. Osoitetietoja käytetään tällöin
vain palkinnon toimittamiseen perille.

Tiedotteet tapahtuman tai tapahtumakokonaisuuden edistymisestä lähetetään
järjestäjien toimesta niin, että osoitetietoja käsittelee vain ennestään
rekisterin käyttöoikeuden omaava taho (ks. varsinainen rekisteriseloste ja
tapahtumakohtaiset liitteet). Sähköpostit lähetetään postituslistaohjelman
avulla niin, että vastaanottajat eivät näe toistensa sähköpostiosoitteita.
Kiertuetta koskevan tiedotteen oheen voidaan liittää tapahtuman tai
tapahtumakokonaisuuden sponsorien välittämiä kaupallisia tiedotteita, mutta
yhteystietoja ei luovuteta sponsoritahoille. Kaupalliset tiedotteet julkaistaan
vain osana muuta tiedotetta, ei yksinään. Tiedotteiden määrä pyritään pitämään
mahdollisimman pienenä.

Käyttöoikeus osallistujan tietoihin voidaan myöntää yksittäisen tapahtuman
nimeämälle vastuuhenkilölle ilmoitusten tarkastamista ja/tai tilastointia
varten. Tällaisista henkilöistä ilmoitetaan tapahtumakohtaisessa liitteessä.

OSALLISTUMISTEN ENNAKKOTARKASTUS
Tapahtuman tai tapahtumakokonaisuuden edustaja tarkastaa ja hyväksyy tai hylkää
osallistumiset niiden saavuttua. Hyväksymisestä tai hylkäämisestä ilmoitetaan
sähköpostitse ja hylkäämisen yhteydessä ilmoitetaan peruste. Järjestäjät eivät
vastaa tietoliikenneongelmien aiheuttamista virheistä sähköpostin kulussa. Tämän
vuoksi osallistujaa suositellaan tarkastamaan ilmoittautumisensa tila
ilmoittautumisjärjestelmän www-sivujen kautta, jossa ilmoittautumisen
senhetkinen tila on aina nähtävillä.

JÄRJESTÄJIEN RAJOITETTU MUOKKAUSOIKEUS
Tapahtuman tai tapahtumakokonaisuuden järjestäjällä on oikeus muokata
osallistujan tietoja kirjoitus- tai muotoiluvirheen osalta. Esimerkki
tällaisesta voi olla kilpailussa esitetyn hahmon nimi tai sen lähde. Mikäli
muutos on pienimuotoinen eikä vaikuta osallistujan asemaan, siitä ei tarvitse
erikseen ilmoittaa osallistujalle. Muita tietoja muokataan vain asianomaisen
pyynnöstä.

OIKEUS OSALLISTUMISEN PERUMISEEN
Kilpailuun osallistuva henkilö voi perua osallistumisensa hallintasivujen kautta
kisan viimeiseen ilmoittautumispäivään asti. Perumisen jälkeen kaikki
osallistujan tiedot poistetaan kyseisestä kilpailusta. Viimeisen
ilmoittautumispäivän jälkeen arvotaan osallistumisnumerot ja ilmoittautuminen
kilpailuun muuttuu sitovaksi. Mikäli ilmoittautuminen on tämän jälkeen peruttava
esimerkiksi äkillisestä esteestä johtuen, tulee osallistujan ottaa yhteyttä
kilpailun edustajaan. Ilmoittautumisen sulkeuduttua tehtävä peruminen ei johda
osallistujan tietojen täydelliseen poistoon kannasta, sillä kilpailunumeroja ei
voi enää muuttaa.

Tapahtuman tai tapahtumakokonaisuuden järjestäjä voi perua yksittäisen henkilön
osallistumisen tietyissä tilanteissa, kuten
- Puuttuvat tai virheelliset yhteystiedot
- Kilpailukohtaisten sääntöjen vastainen toiminta
- Suomen lain vastainen toiminta
- Muu vahva syy, joka perustellaan aina tapauskohtaisesti

Ensisijaisesti ongelmat pyritään ratkaisemaan dialogilla osallistujan kanssa
niin, että peruuntumisilta vältytään.
 
JULKISESTI JULKAISTAVAT TIEDOT
Oheiset tiedot voidaan julkistaa kisatapahtumissa, yleisöäänestyksissä sekä em.
tapahtumien jälkeen Internetissä ja/tai muun median välityksellä.
- Nimi tai nimimerkki, perustuen valintaan jonka osallistuja tekee
ilmoittautumisvaiheessa
- Kilpailussa esitetty hahmo ja esitettävän hahmon lähde
- Kilpailussa käytetty osallistumisnumero
- Osallistujan kuva
- Osallistujan sijoitus kilpailussa (sijoitus ja/tai mahdolliset
erityismaininnat)
- Mahdolliset ryhmäkosan julkiset lisätiedot, kuten ryhmän tai esityksen nimi
- Mahdolliset kisakohtaiset julkiset lisätiedot, kuten kilpailun kategoria tai
kilpailijan ensikertalaisuus
- Mahdolliset osallistujan ilmoittamat lisätiedot sekä ylläpitäjien tai
järjestäjien lisätiedot

Tiedot ovat vapaasti edelleen julkaistavia, poikkeuksena kuva, jonka edelleen
julkaisuun tulee hankkia lupa kuvaajalta. Poikkeuksen tähän tekevät tapahtuman
tai tapahtumakokonaisuuden sponsorit, joilla on ennakkoon määritelty lupa kuvien
edelleen julkaisuun.

Vapaaehtoisesti ilmoitettavan syntymäaikatiedon pohjalta voidaan laskea ja
julkaista yksittäisen tapahtuman tai tapahtumakokonaisuuden osallistujien iän
keskiarvo. Yksittäisen osallistujan ikää ei julkaista. 

MUUT TIEDOT
Järjestäjät voivat lisätä tietokenttiä käyttöön myös jälkikäteen. Tällöin kyse
on jostain seuraavista tapauksista tai niiden yhdistelmästä.
- automaattisesti generoitava tilastotieto tai järjestysnumero
- tapahtuman järjestäjän tai yhteistyötahon lisäys tai kommentti. Mikäli tätä
tietoa käytetään julkisesti, se ilmoitetaan selkeästi erillisenä tietona, sen
sisältö on asiallinen ja noudattaa hyvää makua. Kyseeseen voi tulla esimerkiksi
tuomarien kommentit osana tulostietoja
- vapaaehtoinen tieto, jonka käyttäjä voi syöttää niin halutessaan