REKISTERISELOSTEEN LIITE Liite Aniki-keskustelualueiden ja Oma.aniki.fi-profiilijärjestelmän rekisteriselosteeseen Laadittu 8.2.2010 LIITTEEN TARKOITUS Tämä liite täydentää rekisteriselostetta yhteisön Cosplay Finland Tour (CFT) järjestämien cosplay-ohjelmanumeroiden osalta. Cosplay Finland Touria (rekisteröimätön yhdistys) edustaa Säätöyhteisö B2 ry (rek. nro. 188.819) POIKKEUKSET REKISTERIN KÄYTTÖOIKEUKSIIN (Rekisterin käyttäjä) Alla mainituilla tahoilla on oikeus nähdä rekisteröidyn perustiedot sekä nähdä ja muokata ohjelmanumerokohtaisia tietoja. Rekisteröidyn perustietoja voivat muokata vain varsinaisessa rekisteriselosteessa mainitut henkilöt. CFT:n aktiivit on listattu CFT:n kotisivuilla. Näille henkilöille voidaan myöntää oikeus rekisteritietoihin tarpeen vaatiessa. Käyttöoikeus rekisteritietoihin voidaan myöntää yksittäisten ohjelmanumeroiden osalta henkilöille, jotka on julkisesti listattu järjestäjiksi joko CFT:n kotisivuilla tapahtumakohtaisissa tiedoissa tai itse päätapahtuman kotisivuilla. Mahdollisten palkintojen perille toimittamista varten voidaan voittajien osoitetiedot luovuttaa kolmannelle osapuolelle. Osoitetietoja käytetään tällöin vain palkinnon toimittamiseen perille. SÄHKÖPOSTIOSOITTEIDEN KÄYTTÖ VIESTINTÄÄN Ohjelmanumeron tiedotteet lähetetään järjestäjien toimesta niin, että osoiterekisteriä käsittelee vain ennestään rekisterin käyttöoikeuden omaava taho. Sähköpostit lähetetään postituslistaohjelman avulla, jolloin lähettäjä ei näe vastaanottajien osoitteita, eikä yksittäinen vastaanottaja näe muiden vastaanottajien sähköpostiosoitteita. Kiertuetta koskevan tiedotteen oheen voidaan liittää tapahtuman tai tapahtumakokonaisuuden sponsorien välittämiä kaupallisia tiedotteita, mutta yhteystietoja ei luovuteta sponsoritahoille. Kaupalliset tiedotteet julkaistaan vain osana muuta tiedotetta, ei yksinään. Tiedotteiden määrä pyritään pitämään mahdollisimman pienenä. Järjestäjät eivät vastaa tietoliikenneongelmien aiheuttamista virheistä sähköpostin kulussa. Tämän vuoksi rekisteröityä suositellaan tarkastamaan ilmoittautumisensa tila ilmoittautumisjärjestelmän www-sivujen kautta, jossa ilmoittautumisen senhetkinen tila on aina nähtävillä. OSALLISTUMISTEN ENNAKKOTARKASTUS Mikäli ohjelmanumero sitä edellyttää, rekisterin käyttäjä voi tarkastaa ilmoittautumiset niiden saavuttua. Hyväksymisestä tai hylkäämisestä ilmoitetaan sähköpostitse ja hylkäämisen yhteydessä ilmoitetaan peruste. RAJOITETTU MUOKKAUSOIKEUS Rekisterin käyttäjällä on oikeus muokata rekisteröidyn tietoja kirjoitus- tai muotoiluvirheen osalta. Mikäli muutos on pienimuotoinen eikä vaikuta rekisteröidyn asemaan, siitä ei tarvitse erikseen ilmoittaa rekisteröidylle. Muita tietoja muokataan vain rekisteröidyn pyynnöstä. OIKEUS OSALLISTUMISEN PERUMISEEN Kilpailuun osallistuva henkilö voi perua osallistumisensa hallintasivujen kautta kisan viimeiseen ilmoittautumispäivään asti. Perumisen jälkeen rekisteröidyn kaikki tapahtumakohtaiset tiedot poistetaan. Viimeisen ilmoittautumispäivän jälkeen ilmoittautuminen muuttuu sitovaksi. Mikäli ilmoittautuminen on peruttava viimeisen ilmoittautumispäivän jälkeen, tulee rekisteröidyn ottaa yhteyttä CFT:n edustajaan. Viimeisen ilmoittautumispäivän jälkeen ylläpitäjän toimesta tehtävä peruminen ei johda tapahtumakohtaisten tietojen täydelliseen poistoon kannasta, mikäli osallistujan tietoon on tässä vaiheessa sidottu jo ohjelmanumerokohtaisia järjestysnumeroita. Tällaisissa tapauksissa osallistuminen merkataan perutuksi. Rekisterin käyttäjä voi perua yksittäisen henkilön osallistumisen tietyissä tilanteissa, kuten - Puuttuvat tai virheelliset yhteystiedot - Kilpailukohtaisten sääntöjen vastainen toiminta - Suomen lain vastainen toiminta - Muu vahva syy, joka perustellaan aina tapauskohtaisesti Ensisijaisesti ongelmat pyritään ratkaisemaan dialogilla rekisteröidyn kanssa niin, että peruuntumisilta vältytään. JULKISESTI JULKAISTAVAT TIEDOT Ohjelmanumeron ollessa kilpailu, voidaan osa rekisteröidyn tiedoista julkaista. - Nimi tai nimimerkki, rekisteröidyn valinnan mukaan. - Rekisteröidyn ilmoittamat ohjelmanumerokohtaiset osallistumistiedot, esimerkiksi esitettävän hahmon nimi ja lähde sekä lähdekuva. - Ohjelmanumerokohtaiset automaattiset tiedot, esimerkiksi osallistujanumero. - Tulostiedot liitteineen, sisältäen tarpeen mukaan sijoituksen kilpailussa, tuomarien kommentit, ym. tulokseen liittyvät lisätiedot. - Mahdolliset ryhmäkisan julkiset lisätiedot, kuten ryhmän tai esityksen nimi Vapaaehtoisesti ilmoitettavan syntymäaikatiedon pohjalta voidaan laskea ja julkaista ohjelmanumeron osallistujien iän keskiarvo. Yksittäisen osallistujan ikää ei julkaista.