REKISTERISELOSTEEN LIITE Liite Animeunionin keskustelualueiden ja Animeunionin profiilijärjestelmän rekisteriselosteeseen Laadittu 3.4.2008 LIITTEEN TARKOITUS Liite täydentää rekisteriselostetta sen osalta, miten henkilötietoja käsitellään tietyn yhdistyksen toiminnassa, tietyn sovelluksen käytössä tai tietyn tapahtuman järjestelyissä. Tämä liite käsittelee tapahtumaa Animecon'08 ja sen osalta animemusiikkivideokilpailua (myöhemmin AMV-kilpailu). TAPAHTUMAKOKONAISUUDEN JÄRJESTÄJÄT AMV.fi Säätöyhteisö B2 ry POIKKEUKSET REKISTERIN KÄYTTÖOIKEUKSIIN Kilpailun tuomaristolla on jo ennen kisaa pääsyoikeus niihin tietoihin, jotka voidaan ilmoittaa julkisesti kisatapahtumassa. Mahdollisten palkintojen perille toimittamista varten, voidaan voittajien osoitetiedot luovuttaa kolmannelle osapuolelle, kuten tapahtuman edustajalle tai yhteistyökumppanille. Osoitetietoja käytetään tällöin vain palkinnon toimittamiseen perille. Sähköpostitse tai postitse lähetettävät tiedotteet tapahtuman tai tapahtumakokonaisuuden edistymisestä lähetetään järjestäjien toimesta niin, että osoitetietoja käsittelee vain ennestään rekisterin käyttöoikeuden omaava taho (ks. varsinainen rekisteriseloste). Sähköpostit lähetetään postituslistaohjelman avulla niin, että vastaanottajat eivät näe toistensa sähköpostiosoitteita. AMV-kilpailua koskevan tiedotteen oheen voidaan liittää tapahtuman tai tapahtumakokonaisuuden sponsorien välittämiä kaupallisia tiedotteita, mutta yhteystietoja ei luovuteta sponsoritahoille. Kaupalliset tiedotteet julkaistaan vain osana muuta tiedotetta, ei yksinään. Tiedotteiden määrä pyritään pitämään mahdollisimman pienenä. OSALLISTUMISTEN ENNAKKOTARKASTUS Osallistumiset tarkistetaan kahdessa vaiheessa joissa osallistuminen voidaan hylätä tai hyväksyä. Ensin tapahtuman edustaja esitarkistaa osallistumiset ilmoittautumisen yhteydessä annettujen tietojen ja teknisten vaatimusten osalta, myöhemmin esikarsintaraati tekee lopullisen päätöksen hyväksynnästä tai hylkäämisestä. Hyväksymisestä tai hylkäämisestä ilmoitetaan sähköpostitse ja hylkäämisen yhteydessä ilmoitetaan hylkäämisen peruste. Tapahtuman järjestäjät eivät ota vastuuta mikäli lähetetty sähköposti ei saavu vastaanottajalle, joten varmista että sähköpostiosoitteesi on toiminnassa, eikä esimerkiksi postilaatikko ole täynnä. RAJOITETTU MUOKKAUSOIKEUS Tapahtuman tai tapahtumakokonaisuuden järjestäjällä on oikeus muokata osallistujan tietoja kirjoitus- tai muotoiluvirheen osalta. Esimerkki tällaisesta voi olla kilpailussa esitetyn kappaleen nimi, esittäjä tai animen nimi. Mikäli muutos on pienimuotoinen eikä vaikuta osallistujan asemaan, siitä ei tarvitse erikseen ilmoittaa osallistujalle. Henkilötietoja muokataan vain asianomaisen pyynnöstä. OIKEUS OSALLISTUMISEN PERUMISEEN Kilpailuun osallistuva henkilö voi perua osallistumisensa hallintasivujen kautta kisan viimeiseen ilmoittautumispäivään asti. Perumisen jälkeen kaikki osallistujan tiedot poistetaan kyseisestä kilpailusta. Viimeisen ilmoittautumispäivän jälkeen arvotaan osallistumisnumerot ja ilmoittautuminen kilpailuun muuttuu sitovaksi. Mikäli ilmoittautuminen on tämän jälkeen peruttava esimerkiksi äkillisestä esteestä johtuen, tulee osallistujan ottaa yhteyttä kilpailun edustajaan. Ilmoittautumisen sulkeuduttua tehtävä peruminen ei johda osallistujan tietojen täydelliseen poistoon kannasta, sillä kilpailunumeroja ei voi enää muuttaa. Tapahtuman järjestäjä voi perua yksittäisen henkilön osallistumisen tietyissä tilanteissa. - Puuttuvat tai virheelliset yhteystiedot - Kilpailukohtaisten sääntöjen vastainen toiminta - Suomen lain vastainen toiminta - Muu vahva syy, joka perustellaan aina tapauskohtaisesti Ensisijaisesti ongelmat pyritään hoitamaan dialogilla osallistujan kanssa niin, että peruuntumisilta vältytään. JULKISESTI JULKAISTAVAT TIEDOT Oheiset tiedot voidaan julkistaa kisatapahtumissa, yleisöäänestyksissä sekä em. tapahtumien jälkeen Internetissä ja/tai muun median välityksellä. - Nimi tai nimimerkki, perustuen valintaan jonka osallistuja tekee ilmoittautumisvaiheessa - Kilpailuvideon tiedot - Osallistujan sijoitus kilpailussa (sijoitus ja/tai mahdolliset erityismaininnat) - Mahdolliset osallistujan ilmoittamat lisätiedot sekä ylläpitäjien tai järjestäjien lisätiedot Tiedot ovat vapaasti edelleen julkaistavia. Vapaaehtoisen syntymäaika-tiedon pohjalta voidaan laskea ja julkaista yksittäisen tapahtuman tai tapahtumakokonaisuuden osallistujien iän keskiarvo. Yksittäisen osallistujan ikää ei julkaista. MUUT TIEDOT Järjestäjät voivat lisätä tietokenttiä käyttöön myös jälkikäteen. Tällöin kyse on jostain seuraavista tapauksista tai niiden yhdistelmästä. - automaattisesti generoitava tilastotieto tai järjestysnumero - tapahtuman järjestäjän tai yhteistyötahon lisäys tai kommentti. Mikäli tätä tietoa käytetään julkisesti, se ilmoitetaan selkeästi erillisenä tietona, sen sisältö on asiallinen ja noudattaa hyvää makua. kyseeseen voi tulla esimerkiksi tuomarien kommentit kilpailusta, jossa käytetään tuomaristoa - vapaaehtoinen tieto, jonka käyttäjä voi syöttää niin halutessaan